面對(duì)不確定的外部環(huán)境,降本增效是企業(yè)繞不開的話題。其中,負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn)、辦公物資、員工福利、職場裝修、物業(yè)服務(wù)等場景采購工作的行政采購部,必然會(huì)沖在降本增效的“第一線”。

作為小罐茶行政負(fù)責(zé)人的劉庭選,最近兩年一直也在主導(dǎo)部門采購工作的降本增效,并取得了一定的成果。“面對(duì)降本和提效,我們分別采取了不同的策略。降本端我們主要以價(jià)格控制和減少浪費(fèi)為抓手,提效端則更注重供應(yīng)商管理效率以及在有限預(yù)算下保障采購的滿意度。在推進(jìn)采購工作時(shí)我們也非常重視數(shù)字化工具的應(yīng)用,充分借助技術(shù)力量來推動(dòng)公司采購管理的數(shù)字化升級(jí)。”

降本:借助數(shù)字化擇優(yōu)成交,運(yùn)用智能貨柜減少物資浪費(fèi)

商品價(jià)格作為采購最核心的成本之一,如何獲取更合理的價(jià)格直接決定了采購的成本水平,而更合理的價(jià)格源于更充分的尋源和供應(yīng)商對(duì)比。在過去,小罐茶的采購主要采用傳統(tǒng)的招投標(biāo)模式,供應(yīng)商主要來自于本地,無論是商品可選范圍、還是比價(jià)范圍都十分有限,采購人員也很難在性價(jià)比上做進(jìn)一步的優(yōu)化。

為此,小罐茶把目光投向了可整合各地資源、實(shí)現(xiàn)全國尋源的數(shù)字化采購平臺(tái)。通過數(shù)智化采購平臺(tái),小罐茶的采購人員在接到采購需求后,只需在平臺(tái)中輸入關(guān)鍵詞,系統(tǒng)就會(huì)基于龐大的商品數(shù)據(jù)庫、豐富的產(chǎn)業(yè)鏈資源以及智能算法,綜合評(píng)定價(jià)格、庫存、時(shí)效、商家評(píng)級(jí)等多維度決策因子進(jìn)行智能推薦,方便采購人做出最優(yōu)的決策方案。“早在2016年時(shí),我們就開始使用京東企業(yè)購,借助京東的尋源能力幫我們對(duì)接來自全國各地的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商,在保障了商品質(zhì)量的基礎(chǔ)上,讓比價(jià)更充分。”

如果說充分比價(jià)是“開源”,那減少浪費(fèi)就是“節(jié)流”,在降本過程中同樣非常關(guān)鍵。劉庭選表示,“在之前的辦公用品采購中,公司會(huì)每月采購固定量的文具、耗材。然而事實(shí)上,不同員工在一年中的不同時(shí)間段對(duì)于辦公用品的消耗量也是不同的,我們采購時(shí)往往會(huì)為了預(yù)防臨時(shí)用量增大而多儲(chǔ)備一些存貨量,這會(huì)導(dǎo)致冗余和浪費(fèi)的出現(xiàn)。”

解決這一問題的核心,就在于實(shí)現(xiàn)采購量和需求量的精準(zhǔn)匹配。為此,小罐茶新引入了智能貨柜。辦公物資會(huì)按照最小領(lǐng)用單位存放于柜中,員工有需求時(shí)即可登錄工號(hào)根據(jù)自己的權(quán)限進(jìn)行領(lǐng)取。同時(shí)智能貨柜的存儲(chǔ)管理系統(tǒng)可以追蹤物料領(lǐng)用、使用的全過程,并與采購系統(tǒng)進(jìn)行打通,一旦帶領(lǐng)用數(shù)量達(dá)到提前設(shè)置的安全庫存數(shù)量之下,就會(huì)自動(dòng)觸發(fā)采購申請(qǐng),由供應(yīng)商提前備貨送貨。“這樣實(shí)現(xiàn)了員工用多少采多少,有效避免了浪費(fèi)。”

提效:通過數(shù)字化助力人效、員工滿意度雙重提升

在降本之外,如何更好地提效,劉庭選也有著自己的理解。在她看來,提效的“效”字應(yīng)包含兩層含義,一方面是效率,即實(shí)現(xiàn)人員效率、供應(yīng)商效率的最大化;一方面則是效果,即無論如何做降本,都要以滿意度為前提,畢竟服務(wù)好公司業(yè)務(wù)部門的需求才是采購的本職工作。”

劉庭選也分享了兩個(gè)具體的故事。

此前,劉庭選曾負(fù)責(zé)小罐茶黃山工廠辦公環(huán)境軟裝的采購,需要采買各類辦公家具、員工宿舍的床上用品、椅子、家電及后續(xù)的安裝服務(wù)。在傳統(tǒng)采購模式下,大量的品類選品過程會(huì)耗費(fèi)極多的時(shí)間、精力和人力成本,而且具體執(zhí)行過程中分散的供應(yīng)商也會(huì)讓整個(gè)項(xiàng)目的管理工作變得極為復(fù)雜。于是,在此次項(xiàng)目中,小罐茶開始嘗試以線上咨詢的方式對(duì)部分標(biāo)準(zhǔn)品進(jìn)行溝通、詢價(jià),大大提升了項(xiàng)目的推進(jìn)速度。“我同樣也在線下去工廠進(jìn)行了實(shí)地考察、溝通,但是相對(duì)而言,線上的效率還是提高了不少。未來,我們也計(jì)劃在裝修方面采用更優(yōu)質(zhì)的數(shù)字化工裝基建解決方案滿足我們對(duì)營業(yè)及辦公環(huán)境的升級(jí)需求。”

在員工福利發(fā)放中,小罐茶充分利用了員工福利智能管理平臺(tái),最大程度滿足員工實(shí)際需求,從而在有限預(yù)算下讓員工更滿意。據(jù)介紹,之前小罐茶年會(huì)會(huì)為員工準(zhǔn)備出國游產(chǎn)品作為抽獎(jiǎng)福利,近兩年受疫情影響,出國游受限,劉庭選也開始尋找年會(huì)抽獎(jiǎng)的替代品。“借助大型的員工福利智能管理平臺(tái),我們能夠有效獲取最新的員工福利發(fā)放趨勢(shì),讓選品更貼合當(dāng)下的員工實(shí)際需求。比如去年我們就嘗試采購了健康類的產(chǎn)品,深受員工們的好評(píng)。”劉庭選表示,“2022年,我們行政部定過一個(gè)目標(biāo),要實(shí)現(xiàn)員工滿意度93%以上。通過年末的員工滿意度調(diào)查結(jié)果顯示,2022年小罐茶員工滿意度達(dá)到了95%,達(dá)成這樣的一個(gè)成果我們是很滿意的。”

“新的一年,小罐茶會(huì)持續(xù)發(fā)力驅(qū)動(dòng)業(yè)務(wù)拓展及業(yè)績的增進(jìn)。行政采購作為公司后臺(tái)運(yùn)營支持的關(guān)鍵角色,我們將繼續(xù)借助數(shù)字化對(duì)行政及采購工作進(jìn)行提效,全力支持業(yè)務(wù)部門的需求,并在此基礎(chǔ)上持續(xù)深化降本增效的目標(biāo)。”劉庭選說道。

劉庭選個(gè)人也表示,未來會(huì)持續(xù)關(guān)注行業(yè)最新的數(shù)字化解決方案,例如能夠?qū)崿F(xiàn)履約交付線上化、施工服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、價(jià)格信息透明化、省心服務(wù)一體化的京東工裝基建場景解決方案;能夠?qū)鹘y(tǒng)的“企業(yè)人力資源單向決策,員工被動(dòng)接受”福利管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)椤皢T工自選福利、自定義配送地址”的自由福利模式京東錦禮等,推動(dòng)更多數(shù)智工具應(yīng)用到日常采購管理工作中。